Vaga na Bureau Veritas: Estagiário- Administração de Orçamentos e Propostas

A Bureau Veritas pretende recrutar um (1) Estagiário- Administração de Orçamentos e Propostas.

O Estagiário Administrativo de Cotações e Propostas fornecerá suporte administrativo crítico à equipe de Vendas , garantindo a preparação precisa e oportuna de cotações de clientes e propostas formais. Esta função conecta operações e vendas, exigindo atenção aos detalhes, habilidades organizacionais e familiaridade com sistemas de gerenciamento de propostas

Prestação de Contas

Reporta ao RESPONSÁVEL PELA CERTIFICAÇÃO – MOÇAMBIQUE E ANGOLA.

Preparação de Cotações e Propostas

• Compilar especificações técnicas, dados de preços e escopo de serviços em documentos de cotação profissionais.
• Formatar propostas de acordo com modelos da empresa e diretrizes de marca.
• Garantir que todas as cotações incluam preços precisos, termos e prazos de entrega.
• Coordenar com equipes técnicas para obter informações necessárias para propostas complexas

Suporte Administrativo

• Manter sistemas de arquivamento organizados (digital e físico) para todas as cotações e propostas.
• Rastrear o status das cotações e prazos de acompanhamento.
• Preparar cartas de apresentação, apêndices e documentação de apoio.
• Gerenciar controle de versão e revisões de documentos.

Gestão de Dados

• Inserir dados de cotações em sistemas CRM ou ferramentas de gerenciamento de propostas.
• Atualizar bancos de dados de preços e catálogos de serviços.
• Monitorar datas de expiração de cotações e sinalizar renovações.
• Gerar relatórios sobre volume de cotações, taxas de conversão e prazos de execução.

Garantia de Qualidade

• Revisar documentos quanto à precisão, consistência e conformidade.
• Verificar cálculos de preços e aplicações de descontos.
• Validar informações do cliente e especificações do projeto.
• Sinalizar discrepâncias ou informações ausentes antes da apresentação

Comunicação e Coordenação

• Fazer interface entre equipes de vendas, operações e técnicas para acelerar a preparação de cotações.
• Responder a consultas de clientes sobre o status da cotação.
• Manter correspondência profissional e registros de documentação.

Qualificações e Experiências

• Formação académica: Atualmente a frequentar ou ter concluído recentemente uma licenciatura em Administração de Negócios, Vendas ou área relacionada.
• Competências linguísticas: Fluência em português (escrito e falado); proficiência em inglês (Escrito e falado).
• Competências técnicas: Proficiência no Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint); gestão básica de bases de dados.

Competências Interpessoais

• Forte capacidade de organização e gestão do tempo.
• Excelentes competências de comunicação e relacionamento interpessoal.
• Atenção aos detalhes e precisão.
• Capacidade de trabalhar de forma independente e em equipa.
• Comportamento profissional e confiabilidade.

KPI’S 

• Tempo de processamento de cotações e propostas.
• Taxa de conformidade dos documentos.
• Precisão de dados.
• Conformidade com templartes e Directrizes.
• Volume de cotações e propostas preparadas.
• Utilização do Sistema.

Principais Desafios

• Pressão de Prazos.
• Curva de Aprendizado de Sistemas.
• Picos de Volume Irregular.
• Manutenção de Dados Atualizados.
• Comunicação Interdepartamental.

Responsabilidades Ambientais e de Segurança

• Conhecer a política de segurança e ambiente da empresa.
• Estar familiarizado com os requisitos de segurança estabelecidos no manual de segurança.
• Notificar e/ou corrigir qualquer prática insegura identificada por qualquer membro do pessoal.
• Identificar perigos e riscos associados às tarefas realizadas ou ao ambiente de trabalho e comunicá-los ao Departamento de SHEQ.
• Comunicar todos os incidentes e acidentes à administração imediatamente ou assim que for razoavelmente possível.
• Realizar o trabalho de acordo com os requisitos específicos do cliente e cumprir as regras do cliente (quando aplicável).
• Participar em formações de emergência.
• Participar e contribuir para o registo de perigos e riscos no que diz respeito à sua área de responsabilidade.
• Assegurar o cumprimento das obrigações legais e morais no que diz respeito ao cargo, através da compreensão e implementação das secções relevantes dos requisitos de Saúde e Segurança no Trabalho.